Il existe deux moyens d’acquérir un photocopieur : l’achat ou la location du photocopieur.
La location de photocopieur est un contrat de louage (location ou crédit bail) signé par le bailleur et le client (locataire) lors de la remise de son photocopieur. Il permet donc d’obtenir un photocopieur sans l’acheter.
Ce contrat officiel signé par les parties concernées comprend les conditions de location du matériel.
Pourquoi louer un photocopieur ?
La location de photocopieur est proposée aux entreprises et organisation, pour tous les types de copieurs, de technologie analogique ou numérique. Elle concerne principalement les équipements professionnels les plus onéreux.
En général, le contrat de location de photocopieur contient un contrat de maintenance.
Le contrat de location permet de rester à la pointe de la technologie car il est possible de changer de matériel durant le contrat de location. Cette solution évolutive s’adapte à vos nouveaux besoins et aux nouveaux produits commercialisés sur le marché.
Le contrat de location photocopieur
Le contrat de location de photocopieur s’effectue sur papier libre et rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties concernées. Il doit reprendre les conditions générales et les conditions particulières, à savoir :
- les soussignés : bailleur, client (locataire)
- l’objet du contrat ;
- la description du matériel loué et son utilisation (intensive, coût à la copie etc.) ;
- la durée du contrat : elle peut être de courte ou de longue durée ;
- la date d’entrée en vigueur ;
- le loyer (= prix) et les conditions financières :
- montant,
- modalité de paiement,
- y compris l’indice de révision des loyers ;
- montant de la caution (dépôt de garantie) : qui est l’équivalence de deux mois de loyer d’avance ;
- les obligations du bailleur ;
- les obligations du locataire ;
- en cas de litige une clause désigne le tribunal compétent ;
- la résiliation du contrat ;
- le formulaire de rétraction.
Il peut y avoir des clauses particulières et des annexes.
Il est toujours possible d’interrompre un contrat en cours de location. Toutefois, vous devrez vous acquitter des loyers restant dus et verser des pénalités.
Il est conseillé de bien lire son contrat de location avant de le signer. N’hésitez pas à faire appel à plusieurs prestataires pour les mettre en concurrence. De ce fait, pour une même prestation, vous pourrez dégager une véritable économie.
Location photocopieur : les types de contrat
- Contrat avec option d’achat : il permet d’acquérir le photocopieur à la fin de la période de location. Le prix est souvent convenu à l’avance.
- Contrat de location : de 24 à 63 mois environ :
- courte durée : ponctuelle, de un à plusieurs mois,
- longue durée : plusieurs années.
- Contrat de location avec maintenance :
- maintenance préventive : entretien courant et remplacement des pièces défectueuses ;
- maintenance curative : possibilité d’un prêt de matériel de remplacement en cas de panne perturbant la production.
- Contrat de location sans maintenance.
Louer un photocopieur en crédit bail
La location financière octroie certains avantages et permet la reprise du matériel en fin de location ou de prolonger le contrat ;
Les avantages :
- les loyers sont intégralement déductibles ;
- ils sont imputés sur les charges d’exploitation au compte de résultat, ce qui représente une réduction du résultat imposable au titre de l’impôt sur les bénéfices ;
- en tant que locataire du photocopieur, la location n’impacte pas le bilan des comptes sociaux de votre entreprise.