Les logiciels de contrôle des impressions permettent de réaliser des économies pour l’emploi d’une imprimante photocopieur en réseau.
Contrôleur d’impression : qu’est-ce que c’est ?
Les contrôleurs d’impression sont des logiciels intelligents qui facilitent la maîtrise des coûts d’impression, notamment des consommables, et améliorent la productivité. Cette gestion centralisée des flux d’impression est basée sur des règles afin qu’elle puisse fonctionner convenablement.
Pour une meilleure utilisation de cet outil, le photocopieur, équipé de ce logiciel, sera donc en position centrale et les utilisateurs seront reliés au photocopieur via le réseau informatique. Il ne sera donc plus nécessaire que les collaborateurs disposent personnellement de leur propre imprimante.
Les fonctions du contrôle d’impression
À travers le réseau, le contrôleur d’impressions contrôle, supervise, analyse, gère et sécurise les flux d’impression.
Qu’analyse le contrôle d’impression ?
- Il calcule et analyse le coût de la page imprimée ;
- il élabore des statistiques d’utilisation (par utilisateur, par service) ;
- il refacture les copies aux services concernés.
Que gère le contrôle d’impression ?
- Il gère le droit des utilisateurs
- leur quota d’impression ;
- le profil utilisateur en les authentifiant via un badge ou un code utilisateur ;
- les plages horaires (exemple : pas d’impression pendant la pause déjeuner pour éviter des copies personnelles) ;
- il contrôle l’accès ressource : noir et blanc et couleur ou non selon le profil ;
- il gère les options d’impression :
- l’impression en mode économique ;
- la limitation du nombre de pages ;
- les impressions simples ou recto/verso ;
- le format papier.
Que sécurise et que contrôle le contrôle d’impression ?
- Il sécurise les données en garantissant la confidentialité avec l’impression sécurisée ;
- il contrôle des accès (lancement et récupération des impressions) ;
- il remonte les incidents en effectuant un rapport ;
- il surveille et contrôle les consommables en réduisant l’utilisation du papier et du toner.
Avantages du contrôle
- Les logiciels de contrôle d’impression permettent de réaliser de sérieuses économies sur les coûts de reproduction grâce à leur gestion centralisée et le contrôle des flux d’impression.
- Cette politique de contrôle et gestion des flux d’impression permet d’être aussi plus respectueux de l’environnement.
- Ils améliorent les flux d’impression.
- Il ne sera plus nécessaire que les utilisateurs possèdent leur imprimante personnelle pour travailler.
Inconvénients du contrôle d’impression
- Il ne convient pas aux petites structures ;
- il n’est pas adapté à la technologie analogique.